Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE   

25.5.2018                                                                 

Viite: Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

 

Rekisterinpitäjä:

Turun 4H-yhdistys ry.,

Perhetalo Heideken,

Sepänkatu 3

20700 Turku

y-tunnus: 0298734-7

 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:

toiminnanjohtaja Paula Harjamäki, p. 050-5363617

sposti: paula.harjamaki@4h.fi

 

Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissämme käsitellään Turun 4H-yhdistyksen jäsenien, entisten jäsenien sekä luottamushenkilöiden, toimihenkilöiden, vapaaehtoisohjaajien ja yhdistyksen toimintaan liittyvien yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Turun 4H-yhdistyksen järjestämiin koulutuksiin, tapahtumiin ja kilpailuihin osallistuvien/ osallistuneiden henkilöiden sekä huoltajien henkilötietoja.

 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus:

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka yhdistyksen ja jäsenen välisen jäsensuhteen perusteella, perustuen solmittuun sopimukseen taikka yhdistyksen ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

 

Säännönmukaiset tietolähteet:

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään suoraan järjestelmään, internetin välityksellä, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla.

Myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja  kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä.

 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva:

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolo- velvollisuus.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

  • voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevien lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
  • voimme luovuttaa osallistujalistoja tapahtumien (koulutukset, tapahtumat jne.) järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Henkilötietojen säilytysaika:

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen ja arkistoinnissa noudatamme Suomen 4H-liiton määrittelemiä arkistointiohjeita. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

 

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen:

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15-21 mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekir- joitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

 

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja peruuttaa suostumus:

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen/aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

 

Valitusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katso, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.